Depósito de estados financieros

Conforme a la legislación mercantil, deben realizar el depósito, principalmente:

• sociedades comerciales obligadas a llevar contabilidad y a preparar estados financieros de propósito general;
• sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia.

En la práctica, el deber recae sobre las sociedades cuyos estados financieros deben ser aprobados por el máximo órgano social y depositados conforme al Código de Comercio.

¿Quiénes no están obligados? En términos generales:

• personas naturales comerciantes;
• entidades sin ánimo de lucro (salvo que una norma especial disponga otra cosa);
• entidades sometidas a regímenes especiales en los que la obligación de depósito recaiga ante otra autoridad.

De acuerdo con el Decreto 2649 de 1993, los Estados Financieros de Propósito General son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos (artículo 21). Se conforman por los siguientes Estados Financieros Básicos:

• Balance general.
• Estado de resultados.
• Estado de cambios en el patrimonio.
• Estado de cambios en la situación financiera.
• Estado de flujos de efectivo.

Dichos estados financieros deben estar acompañados de sus notas y de certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal/contador público, bajo cuya responsabilidad se hubieren preparado. La certificación consiste en declarar que "se han verificado previamente las certificaciones contenidas en ellos y que los mismos se han tomado fielmente de los libros". Con la finalidad de darle publicidad a los estados financieros, el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 exige el depósito de estos dentro del mes siguiente a la fecha en la que han sido aprobados.

La falta de depósito puede generar diversas consecuencias, entre ellas:

• incumplimiento de una obligación legal prevista en el Código de Comercio;
• posibles requerimientos o investigaciones por parte de la autoridad de supervisión competente, cuando corresponda;
• limitaciones para terceros interesados en acceder a información financiera de la sociedad;
• afectación de la transparencia y de la confianza en las relaciones comerciales.

Aunque la Cámara de Comercio no impone sanciones por el contenido de los estados financieros, las autoridades de inspección, vigilancia y control pueden adelantar actuaciones cuando el incumplimiento esté dentro de sus competencias.

Desde la práctica societaria y registral, conviene tener presentes las siguientes consideraciones:

• El depósito no reemplaza la obligación de conservar la contabilidad y los soportes contables en los términos de la ley.
• La obligación de depositar surge después de la aprobación de los estados financieros por el máximo órgano social; por ello, es esencial documentar adecuadamente el acta que contiene dicha aprobación.
• La publicidad derivada del depósito facilita el análisis de riesgo por parte de bancos, proveedores, inversionistas y demás terceros que mantienen relaciones con la sociedad.
• El hecho de que los estados financieros se encuentren depositados no implica que hayan sido revisados o avalados por la Cámara de Comercio; la responsabilidad sobre su preparación, certificación y, en su caso, dictamen, recae exclusivamente en la administración, el contador público y el revisor fiscal.

Nota: Tenga en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

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