Actos y documentos

El Artículo 28 del Código de Comercio establece que deberán inscribirse en el registro mercantil, entre otros, los siguientes libros:

• Libro I. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales.
• Libro II. De las incapacidades e inhabilidades.
• Libro III. Del concordato y la liquidación obligatoria.
• Libro IV. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones.
• Libro V. De la administración de los bienes del comerciante.
• Libro VI. De los establecimientos de comercio.
• Libro VII. De los libros.
• Libro VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles.
• Libro IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras.
• Libro X. De la reserva de dominio.
• Libro XI. De la prenda sin tenencia.
• Libro XII. De la agencia comercial.
• Libro XIII. De las sociedades civiles.
• Libro XIV. De las empresas asociativas de trabajo.
• Libro XV. De los matriculados.
• Libro XVI. De las sociedades comerciales de hecho.
• Libro XVII. De los fondos de pensiones de jubilación e invalidez.
• Libro XVIII. De los acuerdos de reestructuración.
• Libro XIX. De las providencias jurisdiccionales y de los actos y documentos proferidos en desarrollo de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial.
• Libro XX. De los contratos de fiducia mercantil.
• Libro XXI. De la representación legal de las sucursales del Banco de la República.

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La compraventa es un contrato por medio del cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio. El mismo procedimiento aplica también a la cesión, dación en pago, permuta y donación del establecimiento de comercio, entre otros.

La inscripción debe ser solicitada por el comprador ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien pedirá:

• Contrato de compraventa del establecimiento de comercio (autenticado ante notario público).
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá (la fecha del recibo no es solo para el pago, sino para la radicación completa en la Cámara de Comercio).
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Formato 490 de la DIAN, acreditando el pago del 1% del valor de la compraventa a título de retención en la fuente (cuando aplique, si la operación se realiza entre personas naturales).
• Estar a paz y salvo a la fecha con las obligaciones de la Cámara de Comercio.
• Estar libre de medidas cautelares (embargos o demandas).
• Pago de los derechos de matrícula e inscripción (Decreto 045 de 2024).

Importante: el comprador debe estar previamente matriculado en la Cámara de Comercio; el vendedor debe manifestar si continúa o no con su matrícula como persona natural.

Procedimiento: 1. Revisión voluntaria del contrato en la Cámara de Comercio y sello de "Revisado". 2. Liquidación del impuesto de registro ante la Gobernación de Boyacá y obtención del recibo de pago. 3. Con el documento firmado, el impuesto de registro emitido y pagado, y el Formato 490 de la DIAN (si aplica), el comprador radica el trámite. 4. Tras el pago de los derechos de inscripción, la inscripción se refleja ante el RUES en 3 a 5 días hábiles, y el interesado puede solicitar el certificado de Existencia y Representación Legal.

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Modelo de contrato de compraventa de establecimiento de comercio →

Es la modificación total o parcial del contrato social o estatutos de una empresa o entidad. Debe ser aprobada por el máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) y, según el caso, requiere ser elevada a escritura pública para su registro en la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa.

Las reformas más comunes incluyen:

• Cambio de razón o denominación social.
• Cambio de domicilio: traslado de la ciudad o municipio principal.
• Reforma del objeto social: ampliación, reducción o cambio de las actividades económicas.
• Vigencia: prórroga del término de duración de la sociedad o fijación de una fecha de disolución anticipada.
• Gobierno y administración: ajustes a las funciones del Representante Legal, junta directiva, quórum para reuniones o reglas de citación.
• Aumento o disminución de capital social suscrito, pagado o autorizado.
• Transformación: cambio de tipo societario (por ejemplo, de Limitada a SAS).
• Fusión: integración de dos o más empresas, creando una nueva o absorbiendo una a la otra.
• Escisión: división del patrimonio de una sociedad para traspasar partes a otras sociedades existentes o nuevas.

Debe solicitarse mediante acta del máximo órgano de administración (Asamblea, Junta, entre otros) donde se apruebe la decisión.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Si se trata de una Ltda constituida por escritura pública, todas las reformas posteriores deben elevarse a escritura pública.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: 1. Revisión voluntaria del acta en Cámara de Comercio y sello de "Revisado". 2. Liquidación del impuesto de registro ante la Gobernación de Boyacá. 3. Radicación del acta firmada, con el impuesto de registro pagado, por el representante legal o un firmante del acta (presidente o secretario). 4. La inscripción ante el RUES se refleja en 3 a 5 días hábiles, habilitando el certificado de Existencia y Representación Legal.

Tenga en cuenta: si la reforma corresponde a una Sociedad Anónima o cualquier otro tipo constituido por escritura pública, deberá elevarse previamente a escritura pública; de ahí la importancia de la pre-revisión del acta antes de dicha elevación.

Nota: la reactivación y la transformación de una persona jurídica son reformas especiales, con condiciones adicionales que pueden verificarse en la pre-revisión del acta.

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Modelos de acta de reforma estatutaria: SAS · LTDA · ESAL

El traslado de domicilio de una persona jurídica es el cambio oficial del municipio o ciudad donde se ubica su sede principal. Exige una reforma estatutaria y conlleva modificar los documentos constitutivos para registrar el cambio tanto en las cámaras de comercio como ante las autoridades tributarias competentes.

Aplica cuando se modifica el municipio de domicilio según estatutos (si el cambio es dentro del mismo municipio, basta con que el representante legal solicite una mutación). Debe solicitarse mediante acta del máximo órgano de administración donde se apruebe la decisión.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Si la Ltda fue constituida por escritura pública, la reforma debe elevarse a escritura pública.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).
• Estar a paz y salvo con las obligaciones de la Cámara de Comercio.

Procedimiento: revisión voluntaria del acta y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada por el representante legal o un firmante; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

Importante: si el traslado implica cambiar de jurisdicción de Cámara de Comercio, el trámite puede tomar hasta 15 días hábiles, pues el expediente completo debe enviarse a la Cámara destino para su estudio e inscripción; además, según el departamento de destino, puede generarse el pago de derechos de impuesto de registro de la gobernación correspondiente.

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Modelos de acta de reforma estatutaria: SAS · LTDA · ESAL

La reactivación es el proceso legal mediante el cual una empresa o entidad disuelta y/o en liquidación recupera su estado de funcionamiento normal, pudiendo volver a operar, ejercer su objeto social y realizar actividades comerciales ordinarias.

Condiciones (Artículo 29 de la Ley 1429 de 2010):

• Límite de deudas: el pasivo externo no debe ser superior al 70% del total de los activos de la empresa.
• Estado del patrimonio: no debe haberse iniciado la repartición de los remanentes o bienes a los socios/accionistas.
• Subsanar el origen: solucionar el motivo original que llevó a la liquidación (por ejemplo, reformar los estatutos para ampliar su vigencia).

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Importante: la reactivación debe ser aprobada de manera unánime y el acta debe citar textualmente que se acogen al artículo 29 de la Ley 1429 de 2010.

Procedimiento: revisión voluntaria del acta y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

Liquidar el impuesto de registro →

Ver Ley 1429 de 2010 →

Modelos de acta de reactivación: SAS · LTDA · ESAL

La transformación es el acto jurídico por el cual una entidad adopta un tipo societario o forma jurídica diferente a la original, conservando su identidad jurídica, patrimonio, derechos, obligaciones y la continuidad de sus relaciones jurídicas, salvo las modificaciones propias del nuevo régimen legal aplicable.

Elementos esenciales:

• No se crea una nueva persona jurídica; la entidad continúa siendo la misma desde el punto de vista jurídico.
• No implica disolución ni liquidación; el cambio ocurre de manera continua.
• Se modifica el régimen jurídico aplicable conforme al nuevo tipo societario.
• Se conservan los derechos y obligaciones (contratos, activos, pasivos, permisos), salvo disposición legal o contractual en contrario.
• Requiere aprobación del máximo órgano social, modificación de estatutos e inscripción en el registro mercantil.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Importante: la transformación debe cumplir con: aprobar los estados financieros; ser aprobada de manera unánime; aprobar y anexar los nuevos estatutos de transformación. Si en las disposiciones transitorias de los estatutos se realizan nombramientos, estos aplican y se liquidan adicionalmente a la transformación. Puede realizarse mediante documento privado.

Procedimiento: revisión voluntaria del acta y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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Modelo de acta de transformación de LTDA a SAS →

Son los actos jurídicos y corporativos mediante los cuales una empresa o entidad designa a las personas encargadas de su dirección, gestión y representación: representante legal (gerente, presidente), miembros de junta directiva y revisores fiscales, siendo obligatorio registrarlos.

Para que un nombramiento sea válido debe cumplir:

• Competencia: la designación debe ser realizada por el órgano social correspondiente (Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios).
• Formalidad: debe constar por escrito en un acta y registrarse en la Cámara de Comercio o registro público mercantil de su jurisdicción.
• Estatutos: los cargos y periodos deben estar alineados con los estatutos sociales.

Estos nombramientos otorgan la investidura formal a los administradores para tomar decisiones estratégicas, firmar contratos y asumir responsabilidades civiles, penales y tributarias en nombre de la entidad.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Fotocopia del documento de identificación (solo para validación de nombres) de cada una de las personas nombradas.
• Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de junta de contadores del Revisor Fiscal (si es nombrado).
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Nota: si la aceptación de los cargos no se expresa textualmente en el acta, debe acompañarse de cartas de aceptación de cada nombramiento.

Procedimiento: revisión voluntaria del acta y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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Modelos de acta de nombramientos: SAS · LTDA · ESAL

La remoción del nombramiento de los diversos órganos de administración y/o fiscalización (junta directiva, representante legal, revisor fiscal, entre otros) debe solicitarse mediante acta del máximo órgano de administración donde se apruebe la decisión.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: revisión voluntaria del acta de remoción y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

Liquidar el impuesto de registro →

Modelos de acta de remoción de nombramientos: SAS · LTDA · ESAL

Es una reforma estatutaria mediante la cual una empresa incrementa el compromiso de aporte de sus socios o accionistas (suscrito) y el dinero o bienes que efectivamente ingresan a la caja social (pagado). Ocurre frecuentemente mediante nuevas emisiones de acciones o capitalización de utilidades.

Conceptos clave (especialmente en SAS, Anónimas o en Comandita por Acciones):

• Capital Autorizado: límite máximo de capital estipulado en los estatutos.
• Capital Suscrito: parte del capital autorizado que los socios se comprometen a pagar en un plazo determinado.
• Capital Pagado: parte del capital suscrito que los accionistas ya entregaron y pagaron efectivamente.

Modalidades de aumento:

• Nuevos aportes: los socios o nuevos inversionistas entregan dinero o bienes a cambio de nuevas acciones.
• Capitalización de utilidades: las ganancias no se reparten, sino que se convierten en capital social oficial.
• Capitalización de acreencias: las deudas con terceros o socios se eliminan a cambio de entregar nuevas acciones.

La modificación del Capital Autorizado corresponde a una reforma de estatutos y se solicita mediante acta de asamblea de accionistas; el Aumento del Capital Suscrito y Pagado se solicita mediante Certificación de Contador y/o Revisor Fiscal.

Documentos por radicar:

• Acta de asamblea de accionistas firmada (en caso de modificar el capital autorizado).
• Certificación de contador público y/o revisor fiscal donde se exprese claramente el aumento del capital suscrito y pagado y sus causales, firmada y con sello "Revisado" (1. Capitalización, indicando la cuenta del patrimonio afectada; 2. Emisión de acciones, indicando la fecha de emisión).
• Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y certificado de junta de contadores.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: revisión voluntaria del acta y/o certificación y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación de los documentos firmados; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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Modelo de acta de reforma estatutaria SAS → · Modelo de certificación de aumento de capital suscrito y pagado SAS →

La certificación que indica que el capital suscrito fue totalmente pagado se solicita mediante Certificación de Contador público y/o Revisor Fiscal.

Documentos por radicar:

• Certificación de contador público y/o revisor fiscal donde se exprese claramente el pago total del capital suscrito.
• Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y certificado de junta de contadores.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: revisión voluntaria de la certificación del contador y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación de la certificación firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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La disminución del capital suscrito y pagado se solicita mediante Certificación de Contador público y/o Revisor Fiscal.

Documentos por radicar:

• Certificación de contador público y/o revisor fiscal donde se exprese claramente que la disminución del capital suscrito y pagado "no afecta la hipótesis del negocio", firmada.
• Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y certificado de junta de contadores.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: revisión voluntaria de la certificación con la causal y descripción de la disminución, sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación de los documentos firmados; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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La cesión de cuotas sociales es el negocio jurídico mediante el cual un socio de una sociedad de responsabilidad limitada transfiere total o parcialmente la titularidad de sus cuotas sociales a otro socio o a un tercero, con la observancia de los requisitos legales y estatutarios, sin que ello implique la modificación de la personalidad jurídica de la sociedad ni la creación de una nueva entidad.

Elementos esenciales:

• Es una transferencia de la participación social, no del patrimonio de la sociedad.
• La sociedad conserva su personalidad jurídica, su patrimonio y la continuidad de sus operaciones.
• Se produce un cambio en la composición del capital social al variar la titularidad de una o varias cuotas.
• Está sujeta a restricciones legales y estatutarias por la naturaleza personalista de la sociedad de responsabilidad limitada (Derecho de Preferencia: los socios actuales tienen prioridad para comprar las cuotas antes de que se ofrezcan a un tercero).
• El cesionario adquiere la calidad de socio, con los derechos políticos y económicos inherentes a las cuotas cedidas, desde el cumplimiento de los requisitos legales.

Documentos a radicar:

• Acta de la junta de socios firmada (donde se apruebe la cesión y, por ende, la reforma, dejando plasmado textualmente el respeto al derecho de preferencia y lo descrito en el artículo 363 y siguientes del Código de Comercio).
• Si la Ltda fue constituida por escritura pública, todas las reformas posteriores deben elevarse a escritura pública.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Tenga en cuenta: si la sociedad fue constituida por escritura pública, la cesión deberá elevarse previamente a escritura pública; de ahí la importancia de la pre-revisión del acta.

Procedimiento: revisión voluntaria del acta de cesión de cuotas y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación del acta firmada (o escritura pública); inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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Modelo de acta de cesión de cuotas LTDA · Guía traspaso de cuotas LTDA · Formato Libro de Registro de Socios LTDA · Modelo de título representativo de cuotas LTDA

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La cesión o transferencia de acciones es el negocio jurídico mediante el cual un accionista transmite, total o parcialmente, la propiedad de las acciones de las que es titular a otra persona, quien adquiere los derechos y obligaciones inherentes a dicha calidad, sin que ello implique modificación de la personalidad jurídica, del patrimonio o de la existencia de la sociedad.

Elementos esenciales:

• Recae sobre acciones, que representan una parte alícuota del capital social.
• Produce un cambio en la titularidad de las acciones, sin afectar la continuidad de la sociedad.
• No modifica la personalidad jurídica de la sociedad ni implica su disolución, liquidación o transformación.
• El adquirente adquiere la calidad de accionista, con los derechos políticos y económicos inherentes.
• Puede estar limitada por la ley o por los estatutos.

Como regla general, las acciones son libremente negociables salvo restricciones legales o estatutarias; la transferencia produce efectos frente a la sociedad con su inscripción en el libro de registro de accionistas; la sociedad no cambia de identidad jurídica, únicamente se modifica la composición de su accionariado.

La cesión de acciones en una SAS es de trámite interno, no se inscribe ante la Cámara de Comercio. Es importante seguir estos pasos:

• Revisión estatutaria: verificar si los estatutos exigen aprobación previa para ceder acciones mediante acta de asamblea de accionistas (normalmente lo requieren).
• Oferta preferente: agotar primero el "derecho de preferencia" ofreciendo las acciones a los accionistas actuales antes que a un tercero.
• Elaboración del documento de cesión (contrato de compraventa, privado o autenticado), que debe contener nombre del cedente, nombre del cesionario, número y valor de las acciones, y fecha y forma de pago.
• Aprobación por la Asamblea de Accionistas, plasmando el respeto al principio de preferencia y validando la nueva composición accionaria.
• Inscripción en el Libro de Registro de Accionistas, indicando fecha, nombres, cantidad de acciones y demás datos del formato interno.
• Anulación del antiguo título accionario y expedición de uno nuevo (o diligenciamiento de la opción "Transferencia" en el título original).
• Formalidades fiscales y contables: las SAS deben informar dichas enajenaciones en la información exógena, usando los formatos DIAN 2820 y 2833.

Modelo de acta de cesión de acciones SAS · Guía traspaso de acciones SAS · Formato Libro de Registro de Accionistas SAS · Modelo de título representativo de acciones SAS

La sucesión por causa de muerte es el mecanismo jurídico mediante el cual, como consecuencia del fallecimiento de una persona natural (causante), se transmite a sus herederos o legatarios la totalidad o parte de su patrimonio (derechos, bienes, acciones y obligaciones transmisibles), de conformidad con la ley o con la voluntad expresada por el causante mediante testamento. Su finalidad es garantizar la continuidad de las relaciones jurídicas patrimoniales del causante y asegurar la transferencia ordenada de su patrimonio.

Características:

• Se origina exclusivamente con la muerte del causante, momento en el cual se abre la sucesión.
• Comprende bienes muebles e inmuebles, derechos reales, créditos, participaciones societarias, establecimientos de comercio, acciones, cuotas sociales y demás activos, así como las obligaciones que no se extinguen por la muerte.
• Puede ser testada (cuando existe un testamento válido) o intestada/abintestato (cuando no existe testamento o resulta ineficaz), aplicándose las reglas de vocación hereditaria previstas en la ley.
• Produce la sustitución del causante por sus sucesores en las relaciones jurídicas transmisibles, sin crear un nuevo patrimonio.
• Está sometida a un procedimiento de liquidación y adjudicación, judicial o notarial, mediante el cual se identifican los herederos, se determina el activo y el pasivo de la herencia, se pagan las deudas hereditarias y se adjudican los bienes.

Una sucesión de cuotas ocurre cuando se transfieren o adjudican porcentajes de participación (cuotas) de una persona fallecida a sus herederos. Esto aplica comúnmente cuando el fallecido era socio de una empresa, como una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda).

Adjudicación de Cuotas Sociales: cuando fallece el titular de cuotas en una empresa, estas pasan a integrar la masa de bienes. Los herederos no se convierten automáticamente en socios; primero, el proceso de sucesión debe concluir con una escritura pública de adjudicación. Una vez registrada, los herederos asumen la titularidad de esas cuotas en proporción a su derecho hereditario.

La adjudicación o sucesión de un establecimiento de comercio ocurre cuando un negocio pasa a manos de nuevos dueños (herederos) tras el fallecimiento de su titular. Se transfieren todos los bienes organizados que lo componen (inventario, local, marca, etc.), unificando su propiedad.

Debe ser solicitada por el nuevo propietario definido en "juicio de sucesión" ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien pedirá:

• Escritura pública de sucesión.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de matrícula e inscripción (Decreto 045/2024).

Importante: si la sucesión es de un establecimiento de comercio, el nuevo propietario debe estar previamente matriculado en la Cámara de Comercio.

Procedimiento: 1. Revisión voluntaria de la escritura pública (juicio de sucesión) en la Cámara de Comercio. 2. Liquidación del impuesto de registro ante la Gobernación de Boyacá y obtención del recibo de pago. 3. Con la escritura pública, el impuesto de registro emitido y pagado, el representante legal o firmante del acta radica el trámite. 4. Tras el pago de los derechos de matrícula, la inscripción se refleja ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

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Mercantilmente, una situación de control ocurre cuando el poder de decisión de una sociedad está subordinado a la voluntad de otra persona o grupo de personas (la matriz o controlante). Puede darse por ser el controlante dueño de más del 50% del capital social, por tener la facultad de emitir votos que constituyen la mayoría decisoria en juntas o asambleas, o por ejercer influencia dominante en los órganos de administración.

Resultado:

• Dominio sobre la voluntad social: la sociedad controlada (subordinada) no tiene libertad de decisión, sino que su voluntad está sometida a la de su matriz o controlante.
• Vínculo de subordinación entre la empresa que controla y la empresa controlada.
• Necesidad de registro: las situaciones de control deben inscribirse en el Registro Mercantil dentro de los 30 días siguientes a su configuración.
• Documento privado: la inscripción se realiza mediante un documento privado suscrito por contador público, revisor fiscal o por el representante legal de la sociedad controlante, detallando los datos de los vinculados y el presupuesto que da lugar al control.

La situación de control, su modificación o cancelación se solicita mediante Certificación de Contador, Revisor Fiscal o Representante Legal.

Documentos por radicar:

• Certificación de contador público, revisor fiscal o representante legal, detallando los datos de los vinculados y el presupuesto que da lugar al control, firmada.
• Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y certificado de junta de contadores.
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (Decreto 045/2024).

Procedimiento: revisión voluntaria de la certificación y sello "Revisado"; liquidación y pago del impuesto de registro; radicación de la certificación firmada; inscripción ante el RUES en 3 a 5 días hábiles.

Liquidar el impuesto de registro →

Modelo de inscripción o actualización de la situación de control →

Es un registro público administrado por las Cámaras de Comercio mediante el cual se inscriben la constitución, reformas estatutarias, nombramientos, libros, disolución, liquidación y demás actos sujetos a registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Su finalidad es otorgar publicidad, oponibilidad y seguridad jurídica a la existencia y actuación de estas entidades, permitiendo que terceros conozcan su situación jurídica y confíen en la información certificada por la Cámara de Comercio. El régimen fue introducido por el Decreto 2150 de 1995 y reglamentado por el Decreto 427 de 1996, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

El registro busca: otorgar personalidad jurídica cuando la ley así lo dispone; dar publicidad a la información relevante de la entidad; proteger a terceros; garantizar transparencia; permitir la consulta pública de los actos registrados; y brindar seguridad jurídica sobre la representación legal y demás circunstancias de la entidad.

Ver Decreto Ley 2150 de 1995 → · Ver Decreto 1074 de 2015 →

Son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados, de terceras personas o de la comunidad en general, y que no persiguen el reparto de excedentes entre sus miembros (Decreto Ley 2150 de 1995, Decreto 427 de 1996 y Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades).

Esto no significa que no pueda generar excedentes. Por el contrario, una ESAL puede: desarrollar actividades económicas; celebrar contratos; recibir donaciones; vender bienes y servicios; obtener rendimientos financieros; y generar utilidades o excedentes.

La diferencia con una sociedad comercial radica en que esos excedentes no pueden repartirse entre los asociados, sino que deben reinvertirse en el cumplimiento de su objeto social.

Entre las principales personas jurídicas que se registran ante las Cámaras de Comercio se encuentran: corporaciones, asociaciones, fundaciones, entidades ambientalistas, científicas, culturales, tecnológicas e investigativas, gremios, organizaciones de beneficencia, asociaciones agropecuarias, fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas y otras entidades de economía solidaria (con reglas especiales), y organismos de integración del sector solidario.

Algunas entidades poseen un régimen especial y su inscripción corresponde a otras autoridades, por ejemplo: iglesias y confesiones religiosas, instituciones de educación superior, partidos y movimientos políticos, sindicatos, EPS y entidades sometidas a supervisión especial en ciertos casos, Cámaras de Comercio y notarías. Estas entidades tienen un régimen legal propio.

¿Quién vigila las ESAL? Depende de la naturaleza de la entidad. Entre otras autoridades pueden ejercer funciones de inspección, vigilancia y control: gobernaciones, alcaldías, la Superintendencia de la Economía Solidaria, la Superintendencia de Salud, el Ministerio del Deporte, el Ministerio de Educación y la DIAN (en materia tributaria y del Régimen Tributario Especial).

Las ESAL se pueden constituir por escritura pública, documento privado o acta. En todo caso, el documento debe contener como mínimo:

• Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes (Decreto Ley 2150 de 1995 y Decreto 427 de 1996).
• Nombre de la ESAL, previo control de homonimia en el Registro Único Empresarial y Social (RUES).
• Clase de persona jurídica (Fundación, Asociación, Corporación).
• Domicilio de la entidad, que puede o no ser diferente al de los constituyentes, indicado de manera independiente para efectos de la competencia de la Cámara de Comercio.
• Objeto: relación de los fines a los que se dedicará la ESAL, verificando que no se encuentre dentro de las actividades exceptuadas por el Decreto Ley 2150 de 1995 y el Decreto 427 de 1996.
• Patrimonio y forma de hacer los aportes (las fundaciones siempre deben contar con patrimonio inicial). Si se aportan bienes inmuebles, es obligatorio elevar a escritura pública el documento de constitución.
• Forma de administración, con las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal.
• Periodicidad de las reuniones ordinarias y casos en que se convocará a reuniones extraordinarias.
• Duración precisa de la entidad y causales de disolución (en las fundaciones, la vigencia es indefinida).
• Forma de liquidación una vez disuelta la asociación, corporación o fundación.
• Facultades y obligaciones del revisor fiscal, si el cargo está creado en los estatutos.
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales, y aceptación de los cargos (artículo 42 del Decreto Ley 2150 de 1995) — si quienes fueron designados no suscriben el documento de constitución, debe adjuntarse una carta con la aceptación del cargo, número de identificación y país de origen si es pasaporte.
• Fotocopia del documento de identificación de los administradores, revisores fiscales y constituyentes.
• Nombre de la entidad que ejercerá la inspección y vigilancia (Formulario RUES, anexo 5, numeral 1).
• Presentación personal de los constituyentes (documento privado) o del presidente y secretario que suscriben el acta (constitución por acta), ante juez, notario o el secretario de la Cámara de Comercio (sin costo adicional).

Nota: tenga en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

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