Matrículas

La matrícula es necesaria para todas las personas naturales o jurídicas (sociedades comerciales, empresas unipersonales y empresas asociativas de trabajo) que ejerzan actividades comerciales.

Las personas naturales deben solicitar la matrícula mercantil dentro del mes siguiente a la fecha en que se inició la actividad mercantil, y las personas jurídicas deben hacerlo por medio de su representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de escritura pública de constitución o documento privado (Artículo 31 del Código de Comercio).

Documentos relacionados:

• 📄 Decreto Ley 2150 de 1995

El Código de Comercio en su artículo 20 hace una enumeración de algunos de los actos considerados como mercantiles y en el artículo 23 determina las actividades o actos que no son mercantiles. Esta última disposición establece que no se considera comercial "la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales". Según el Diccionario de la Real Academia Española, profesiones liberales son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

Quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal (ingeniero, médico, abogado, entre otros) no estará obligado a matricularse como comerciante en el Registro Mercantil. Por el contrario, si además de su profesión se dedicara al ejercicio de actividades calificadas por la ley como mercantiles, deberá efectuar su matrícula mercantil como comerciante.

Documentos relacionados:

• 📄 Códigos CIIU — Profesiones liberales y actividades no mercantiles

Si cumple con los siguientes requisitos, podrá acceder a su matrícula mercantil sin costo (Ley 1780 de 2016):

• Tener entre 18 y 35 años al momento de solicitar su matrícula mercantil.
• Tener máximo 50 trabajadores, y activos que no superen los cinco mil salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Declaración donde manifiesta ser el titular del aporte.
• Nombre e identificación de los trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tiene.

También puede acceder a la renovación sin costo del año siguiente a la obtención de su matrícula mercantil, manteniendo el cumplimiento de los anteriores requisitos, presentando copia de los estados financieros firmados por contador o revisor fiscal, según el caso, y realizando lo siguiente:

• Renovar la matrícula mercantil dentro de los tres (3) primeros meses del año.
• Pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás contribuciones de nómina de la empresa.
• Cumplir con las obligaciones tributarias.

Documentos relacionados:

• 📄 Ley 1780 de 2016
• 📄 Ley 1014 de 2006

El Código de Comercio, en su artículo 35, prohíbe a las Cámaras de Comercio matricular comerciantes o establecimientos con el mismo nombre de otros ya inscritos (consulta en oficinas de la Cámara o en www.rues.org.co). Si después de consultar el nombre no se encuentran coincidencias, está disponible y podrá continuar con el proceso de matrícula.

Documentos relacionados:

• 📄 Consulta de nombre / homonimia — RUES

El Código CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme que agrupa todas las actividades económicas similares por categorías. Los códigos CIIU de la persona natural o jurídica y del establecimiento de comercio pueden modificarse en la renovación de la matrícula mercantil, y deben ser idénticos a los reportados ante la DIAN; cuando se generan modificaciones, es necesaria su actualización en ambas entidades. Recuerde verificar las normas especiales para las actividades seleccionadas, según lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía y Convivencia).

Documentos relacionados:

• 📄 Códigos CIIU — Rev4ac
• 📄 Códigos CIIU — Rev4ac modificación
• 📄 Códigos CIIU — Tamaño y sector económico

Indica si en una dirección específica se puede ejercer determinada actividad, según el Plan de Ordenamiento Territorial (POT). Realice la consulta en la alcaldía municipal o en planeación municipal, antes de realizar inversiones o gestiones legales para iniciar la actividad.

Una vez constituida la empresa, el empresario debe: renovar anualmente la matrícula mercantil entre el 1 de enero y el 31 de marzo; solicitar ante la DIAN la autorización de numeración de facturación si es responsable de IVA; presentar las declaraciones tributarias dentro de los plazos establecidos; pagar el impuesto de Industria y Comercio de la secretaría de hacienda municipal; y pagar el impuesto de avisos y tableros por el uso de vallas, avisos, tableros o emblemas.

Es necesario verificar la afiliación al Sistema Nacional de Salud y Protección Social (SNSPS), que incluye salud, pensión, riesgos laborales, aportes al ICBF, al SENA y a las Cajas de Compensación Familiar.

Puede realizar esta consulta y trámite en www.sic.gov.co.

Documentos relacionados:

• 📄 Registro de marca — Superintendencia de Industria y Comercio

Es una obligación de las personas jurídicas desde su constitución; deben inscribirse el libro de Actas del máximo órgano y el libro de Registro de socios, accionistas o asociados, según corresponda.

Si hace uso de obras musicales, audiovisuales, ejecuciones artísticas grabadas, fotografías y/o fotocopias, de acuerdo con el Decreto 019 de 2012, debe verificar el recaudo de los derechos de autor con la entidad correspondiente (www.derechodeautor.gov.co).

Documentos relacionados:

• 📄 Dirección Nacional de Derecho de Autor

Para quienes lo requieran según su actividad. rnt.confecamaras.co/home

Documentos relacionados:

• 📄 Registro Nacional de Turismo (RNT)

Para la fabricación, importación, exportación, envase y comercialización de productos de consumo humano se requieren los permisos sanitarios y el registro INVIMA (www.invima.gov.co).

Documentos relacionados:

• 📄 INVIMA — registros y permisos sanitarios

Se requieren para actividades que puedan producir deterioro a los recursos naturales renovables o al medio ambiente, o modificación considerable o notoria del paisaje.

Para actividades que incorporen a las aguas sustancias o desechos que requieran tratamiento para evitar contaminación.

Cuando actualice su registro en la Cámara de Comercio, es necesario reportar ante la DIAN y las autoridades correspondientes los cambios realizados en la matrícula, incluyendo la cancelación de matrícula. Si modifica el código CIIU, verifique la autorización de las actividades según las normas de uso de suelo de la respectiva jurisdicción.

La matrícula debe ser solicitada por el propietario ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien le pedirá los siguientes datos:

• Cédula original.
• Nombre del establecimiento de comercio (en caso de que aplique).
• Dirección comercial, correo electrónico, teléfono celular.
• Códigos de responsabilidades tributarias ante la DIAN (en caso de no tener RUT).
• Pago de los derechos de matrícula acorde a los activos reportados para el desarrollo de la actividad comercial (según Decreto 045/2024).

Tenga en cuenta que el trámite también puede realizarse a través de cualquier cámara de comercio a nivel nacional, en nuestra oficina móvil o de manera virtual.

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Documentos relacionados:

• 📄 Instructivo: Matrícula Persona Natural con Establecimiento

El valor se liquida aplicando lo establecido en el Decreto 045/2024. Para una persona natural, la base de liquidación son los activos reportados para el desarrollo de la actividad comercial.

Documentos relacionados:

• 📄 Decreto 045 de 2024 — Tarifas
• 📄 Liquidación del impuesto de registro — Gobernación de Boyacá

La matrícula debe ser solicitada por el representante legal y los accionistas o socios de la persona jurídica a constituirse, ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien pedirá los siguientes datos y documentos:

• Documento de constitución firmado (Acto y/o Estatutos).
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá (la fecha del recibo no es solo para el pago, es para la radicación completa en la Cámara de Comercio).
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Relación de las responsabilidades tributarias que tendrá la persona jurídica ante la DIAN (para la solicitud del RUT).
• Relación de actividades económicas (códigos CIIU — máximo 4 códigos).
• Fotocopia del documento de identificación (solo para validación de nombres) de cada persona nombrada en los órganos de administración (representante legal, junta directiva, revisor fiscal, etc.).
• Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de junta de contadores del revisor fiscal (en caso de ser nombrado).
• Pago de los derechos de matrícula e inscripción (según Decreto 045/2024).

Procedimiento: 1. El usuario se dirige a Cámara de Comercio para realizar de manera voluntaria la revisión del documento de constitución; una vez el documento esté acorde a la norma, el funcionario de cámara colocará sello de "Revisado". 2. Se explicará la forma de enviar el documento al aplicativo de la Gobernación de Boyacá para proceder con la liquidación del impuesto de registro y así obtener el recibo para su posterior pago. 3. Con el documento de constitución firmado, la emisión del impuesto de registro y la evidencia de su pago, el representante legal y los accionistas (S.A.S) o socios (LTDA) se dirigen a la Cámara de Comercio para realizar la radicación. 4. Después de pagar los derechos de matrícula, la inscripción ante el RUES se refleja entre 3 y 5 días hábiles, y el interesado puede solicitar el certificado de existencia y representación legal.

Nota: si alguno de los accionistas o socios no puede asistir personalmente a la Cámara de Comercio, el documento deberá estar autenticado y con presentación personal ante notario.

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Liquidación del impuesto de registro →

El valor se liquida aplicando lo establecido en el Decreto 045/2024. Para una persona jurídica, la base de liquidación es el capital suscrito (SAS) o el capital social (LTDA); también se debe pagar el impuesto de registro a la Gobernación de Boyacá.

La descripción de los costos (en términos generales) es la siguiente:

• Impuesto de registro = (0.6% sobre capital suscrito o capital social, según estatuto de rentas departamentales) + tasa de sistematización + situación de control (en caso de que aplique para una SAS).
• Matrícula (Decreto 045/2024).
• Inscripción + situación de control (en caso de que aplique para una SAS).
• Libros comerciales (inscripción y venta de hojas).
• Formularios.

Documentos relacionados:

• 📄 Decreto 045 de 2024 — Tarifas
• 📄 Liquidación del impuesto de registro — Gobernación de Boyacá

Su constitución puede ser por escritura pública, documento privado o acta, que deberá contener los siguientes requisitos establecidos en el artículo 40 del Decreto Ley 2150 de 1995:

• Nombre de la entidad.
• La naturaleza de la persona jurídica (Asociación, Fundación, Cooperativa, etc.).
• El objeto de la entidad.
• El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
• La forma de administración y representación legal.
• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
• La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si lo tuviere.
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
• Listado de fundadores: nombre, identificación, domicilio y firma de las personas que intervengan como otorgantes.

Si la constitución se realiza a través de acta, deberá indicarse: fecha y lugar (ciudad) de la reunión; manifestación expresa de constituir la entidad sin ánimo de lucro; elección o designación de representante legal y demás dignatarios u órganos de representación y administración creados en los estatutos (con número de identificación y aceptación de los designados); aprobación impartida a los estatutos, que deben hacerse parte integral del acta de constitución; y constancia de aprobación del acta de constitución.

Documentos relacionados:

• 📄 Modelo: Acta y Estatutos ESAL
• 📄 Modelo: Acta y Estatutos — Asociaciones Campesinas / Agropecuarias
• 📄 Modelo: Acta y Estatutos ESAL del Sector Solidario

La matrícula debe ser solicitada por el representante legal, el presidente y el secretario de la asamblea constitutiva de la ESAL ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien pedirá los siguientes datos y documentos:

• Documento de constitución firmado (Acta y Estatutos).
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Relación de las responsabilidades tributarias ante la DIAN (para la solicitud del RUT).
• Relación de actividades económicas (códigos CIIU — máximo 4 códigos).
• Fotocopia del documento de identificación de cada persona nombrada en los órganos de administración.
• Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de junta de contadores del revisor fiscal (si es nombrado).
• Pago de los derechos de matrícula e inscripción (según Decreto 045/2024).

Procedimiento: 1. El usuario se dirige a Cámara de Comercio para la revisión voluntaria del documento de constitución; una vez acorde a la norma, el funcionario colocará sello de "Revisado". 2. Se explicará el envío del documento al aplicativo de la Gobernación de Boyacá para la liquidación del impuesto de registro. 3. Con el documento firmado, el impuesto de registro emitido y su pago, el representante legal, el presidente y el secretario (ESADL) se dirigen a la Cámara de Comercio para la radicación. 4. Tras el pago de los derechos de matrícula, la inscripción ante el RUES se refleja entre 3 y 5 días hábiles y puede solicitarse el certificado de existencia y representación legal.

Nota: si alguno de los firmantes (presidente y secretario de la asamblea constitutiva) no puede asistir personalmente, el documento deberá estar autenticado y con presentación personal ante notario.

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Liquidación del impuesto de registro →

El valor se liquida aplicando lo establecido en el Decreto 045/2024. Para una entidad sin ánimo de lucro (ESAL), la base de liquidación es el patrimonio; también se debe pagar el impuesto de registro a la Gobernación de Boyacá.

La descripción de los costos (en términos generales) es la siguiente:

• Impuesto de registro = (0.6% sobre el patrimonio o valor de acto sin cuantía, según estatuto de rentas departamentales) + tasa de sistematización.
• Inscripción (Decreto 045 de 2024).
• Libros comerciales (inscripción y venta de hojas).
• Formularios.

Documentos relacionados:

• 📄 Decreto 045 de 2024 — Tarifas
• 📄 Liquidación del impuesto de registro — Gobernación de Boyacá

La matrícula debe ser solicitada por el propietario ante el funcionario de la ventanilla de atención, quien le pedirá los siguientes datos:

• Cédula original.
• Nombre del establecimiento de comercio.
• Dirección comercial, correo electrónico, teléfono celular.
• Códigos de responsabilidades tributarias ante la DIAN (en caso de no tener RUT).
• Pago de los derechos de matrícula acorde a los activos reportados para el desarrollo de la actividad comercial (según Decreto 045/2024).

Tenga en cuenta que el trámite también puede realizarse a través de cualquier cámara de comercio a nivel nacional, en nuestra oficina móvil o de manera virtual.

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El valor se liquida aplicando lo establecido en el Decreto 045/2024. Para un establecimiento de comercio, la base de liquidación son los activos reportados por el propietario o casa matriz.

Documentos relacionados:

• 📄 Decreto 045 de 2024 — Tarifas
• 📄 Liquidación del impuesto de registro — Gobernación de Boyacá

Tanto la agencia como la sucursal son establecimientos de comercio dependientes de una empresa principal (casa matriz), pero se diferencian principalmente en su autonomía, la autoridad de sus administradores y sus responsabilidades legales.

Sucursal: es una extensión directa de la empresa matriz, ubicada dentro o fuera de su ciudad de origen. Tiene un nivel de autonomía mayor y maneja su propio inventario, facturación y contabilidad (integrada con la central). Su administrador sí tiene poder de representación legal y puede tomar decisiones que comprometen jurídicamente a la empresa principal. Al ser una prolongación, exige cumplir con ciertos requisitos legales y estatutarios para su apertura.

Agencia: es un punto de venta o representación comercial más limitado, que sirve principalmente como intermediario. Depende totalmente de la casa central; generalmente no mantiene un gran inventario (solo muestras) y no factura directamente a su nombre. Su administrador carece de facultades de representación legal; actúa simplemente como un vendedor o encargado sin poder para tomar decisiones legales o corporativas por la empresa. Al ser una prolongación, exige cumplir con ciertos requisitos legales y estatutarios para su apertura.

La apertura de una agencia o sucursal debe ser solicitada a través de acta del máximo órgano de administración (Asamblea, Junta, entre otros) donde se apruebe dicha decisión.

Documentos por radicar:

• Acta del máximo órgano de administración firmada (Asamblea, Junta, entre otros).
• Impuesto de registro emitido por la Gobernación de Boyacá.
• Soporte de pago de dicho impuesto de registro.
• Pago de los derechos de Cámara (según Decreto 045/2024).
• Reformas de la casa matriz incluida la constitución (solo aplica para la apertura de una sucursal).

Procedimiento: 1. El usuario se dirige a Cámara de Comercio para la revisión voluntaria del acta de apertura de la agencia/sucursal; una vez acorde a la norma, el funcionario colocará sello de "Revisado". 2. Se explicará el envío del documento al aplicativo de la Gobernación de Boyacá para la liquidación del impuesto de registro. 3. Con el acta firmada, la emisión del impuesto de registro y la evidencia de su pago, el representante legal o alguno de los firmantes del acta (presidente o secretario) se dirigen a la Cámara de Comercio para su radicación. 4. Tras el pago de los derechos de matrícula, la inscripción ante el RUES se refleja entre 3 y 5 días hábiles y puede solicitarse el certificado de existencia y representación legal.

Tenga en cuenta: la agencia es un establecimiento de comercio donde el administrador no tiene facultades de representación legal (si desea nombrarlo, debe hacerse en el acta o documento privado de apertura de la agencia). La sucursal es un establecimiento de comercio donde el administrador sí tiene facultades de representación legal (debe ser nombrado en el acta o documento privado de apertura de la sucursal). Si en los estatutos no se estipularon las funciones del administrador de la sucursal, puede presentarse un poder otorgado por escritura pública o legalmente reconocido, donde se indiquen las facultades; de lo contrario, el administrador de la sucursal tendrá las mismas atribuciones del representante legal de la sociedad.

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